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为进一步维护学校公文的严肃性和权威性，根据《国家行政机关公文格式》，现就我校会议记录、纪要的写作规范和行文格式通知如下：
一、会议记录
会议记录一般由组织情况和会议内容两部分构成。
1.组织情况，要求准确写明会议名称（全称）、时间、地点、出席人、列席人、缺席人、主持人、记录人等。如果是群众性大会，只需记录出席会议较重要的领导成员，以及参加的对象和总人数。
2.会议内容，要求客观记录会议上的发言、决议、问题和有关动态。会议发言是记录的重点，分摘要性记录与全文记录两种。多数会议只需对发言要点、主要结论、对别人发言的态度等作摘要式的记录；特别重要的会议或特别重要人物的发言，需要记下全部内容，会议动态如发言中插话、重要的会场情况等也应予以记录。可先录音，会后再整理出全文。
3.会议结束，记录完毕要另起一行标明（会议结束），重要的会议记录，要有记录人、审核人、主管领导在正文结尾下方签字，并标明会议记录的页数。
二、会议纪要
会议纪要是记载、传达会议情况和议定事项的公文，一般由标题、正文和结尾三部分构成。
1.标题，会议纪要的标题分三类。由（发文单位）或会议名称加文种组成，如，xx大学xx工作座谈会议纪要；由会议内容加文种组成，如关于xxx问题的会议纪要；由正副标题相结合组成，如全面提升科研水平 促进学校内涵建设——在xxx工作会议上的发言纪要。
2.正文，会议纪要的正文一般由前言和主体两部分组成。
（1）前言，主要指会议概况。包括会议召开的时间、地点、名称、主持人，与会人员及主要议程等。
（2）主体，主要指会议的精神和议定事项。包括会议上反映的情况、研究的问题、做出的决定性意见和解决问题的措施等。为了叙述方便，会议纪要常以“会议”作为表述主体，用会议认为、会议强调、与会人员一致表示等词语表述。会议纪要须如实地反映会议的内容，概括要精、轻重要明、条理要清、用语要准确。
（3）结尾，主要是对会议的总结、发言评价及主持人的要求或发出的号召等。一般会议纪要不需要写结尾，主体部分写完即结束。
3.落款和时间，会议纪要应在标题的下方标注成文日期，位置居中，并用括号括起；作为文件下发的会议纪要要标注文号，在文末尾标注行文单位和成文日期，并加盖印章。
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